Você já fez o backup hoje?
Gustavo Rocha*
Responda sinceramente: Quando foi a última vez que você fez o backup/cópia de segurança dos seus arquivos?
Dias, semanas, meses?
Vamos primeiro definir o que é backup/cópia de segurança conforme a Wikipédia:
“Em informática, cópia de segurança é a cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver apagamentos acidentais ou corrupção de dados.”
Em bom português: Cópia de segurança para um escritório juridico é fazer uma cópia das petições, decisões, jurisprudências salvas, para se houver qualquer imprevisto (furto de computadores, incendios, maremotos, etc) poder restabelecer ao estado quo.
Mas, como fazer isto?
Existem inúmeras maneiras. Alguns fazem em CD, DVD, outros em HD externos, outros em Pendrives e por aí vai.
Dou uma dica interessante que me foi apresentada pelo advogado Floripolitano José Vitor: O Dropbox. Conheça aqui.
É um serviço on line de até 2GB de espaço gratuito muito simples de usar. Basta instalar o programa e dizer qual a pasta que deve se fazer o backup. Qualquer alteração que for feita depois da instalação, automaticamente o programa atualiza no disco rígido virtual.
Em bom português: Os arquivos ficam gravados e criptografados on line, podendo ser resgatados a qualquer tempo.
E a questão da segurança?
Bom, é o mesmo princípio de quem usa o Gmail ou o serviço APPS do google (eu uso): É mais confiável o meu notebook, com riscos de furto, queima, queda, etc ou os servidores do Google?
E mais: Usando o Google off line, tens como ter no computador uma cópia de segurança dos e-mails também.
Agora, para aqueles que este papo já está tecnico demais, vamos fazer uma síntese:
* Faça uma cópia de segurança dos seus arquivos toda semana pelo menos, de preferência na quarta-feira que é o dia da metade da semana dentro do escritório (num disco rígido, cd, dvd, pen drive, etc)
* Faça outra cópia no mesmo dia e leve para outro local, como por exemplo a casa de algum diretor. Chama-se backup externo (em caso de furto de computadores, de que adianta ter backup que o ladrão leve?)
* Se quiseres, use backup on line com o Dropbox;
* Inclua nos backups os seus e-mails, afinal hoje em dia muito dos nossos trabalhos, decisões e estratégias estão nos e-mails;
* De tempos em tempos (pelo menos uma vez por mês) verifique se o backup está sendo feito corretamente. Não adianta fazer uma rotina, envolver pessoas e quando precisar do backup ele não funciona;
* No caso de dúvidas, não fique buscando soluções milagrosas, contrate um profissional de tecnologia para auxiliar – lembre-se: O que não faz parte do escopo do trabalho não vale a pena investir esforço. Normalmente a terceirização destas atividades é mais econômica não apenas em valor, mas em tempo;
Com estas dicas, responda o questionamento: Você já fez o backup hoje?
* Gustavo Rocha, diretor da consultoria Gestão.Adv.br, especializada em Gestão, Tecnologia e Qualidade para escritórios de advocacia
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