“A mais lamentável de todas as perdas é a perda do tempo.”
(Philip Chesterfield)
Reunião improdutiva é como uma febre, além de causar um tremendo mal-estar aos seus participantes, causa um tremendo mal também à própria empresa.
Com efeito, além de ter o poder de irritar os seus participantes, uma reunião improdutiva causa irritação nos cofres da empresa, uma vez que quando os “pilares” se fazem ausentes de seus departamentos, em prol de uma reunião inútil, a empresa deixa de ganhar. Em reuniões sem objetivo, pessoas deixam de produzir para fazer render conversas infrutíferas e até ficam mais velhos por tanta expressão facial, como o ato de a cada instante franzirem a testa, ficarem calados, fazerem cara feia, cruzarem e descruzarem pernas, trocarem olhares críticos, “cutucarem” o colega ao lado, trocarem conversas paralelas e que nada têm a ver com o assunto em pauta com o colega do lado. Essas pessoas estão unicamente de corpo presente ali naquele momento embarcados no blá… blá… blá.
Tal assertiva demonstra que uma reunião improdutiva faz com que seus participantes desviem sua atenção do assunto em pauta e deixem de participar de fato da reunião, devido ao desinteresse gerado. O que se observa é que, além de “tricotarem” com o colega do lado, alguns membros, no intuito de não perderem o seu precioso tempo, aproveitam aquele momento para atenderem e fazerem ligações em seus celulares, utilizando-se também laptops sem nenhum constrangimento para concretizarem outro trabalho que nada tem a ver com o assunto da reunião, mas naquele momento, em plena reunião, esses atos constituem uma tremenda falta de educação e de respeito, não somente com o dirigente, mas com os demais colegas, bem como com a empresa.
É deveras importante perceber que o hábito de fazer reunião em demasia deve ser repensado, pois somente tem sentido fazer uma reunião quando se tem um determinado assunto para ser colocado em pauta e que precisa ser discutido e necessita de um consenso. Assim, é necessária a opinião de várias “cabeças” para se chegar a um denominador comum; no mais, para somente se comunicar algo, não é preciso fazer reunião, a chefia poderá fazer qualquer comunicação utilizando-se de vários meios, como: correspondência interna, memorandos, circulares, e-mails, telefones, e outros.
Sem delongas, é preciso ressaltar que, para que a reunião se torne produtiva, é necessário que se faça a sua preparação, bem como o seu planejamento, pontuando os profissionais “certos” que devem participar em conformidade com os temas, observando os aspectos relevantes de cada tema, bem como o tempo gasto previsto para cada assunto, tendo sempre uma pauta definida, foco, sendo objetivo, sabendo de forma clara o que se deseja alcançar e quais objetivos perseguir para se alcançar o alvo determinado, tendo o cuidado de tratar somente do essencial. Deve-se ainda ficar atento para qualquer desvio que porventura possa aparecer, escolhendo de fato os “pilares” certos de que poderão contribuir com o assunto em pauta, tendo sempre o cuidado de ter um líder para coordenar a reunião, evitando-se desta forma desperdício de tempo, falatório entre um e outro ao mesmo tempo e assim, tendo maior probabilidade de se chegar a um denominador comum sem perda de tempo.
Cumpre lembrar que se a pauta da reunião for passada dias antes da reunião acontecer para os integrantes da mesma, esta reunião terá maior chance de render bons frutos, uma vez que tais membros tomarão conhecimento dos temas que serão abordados e terão a oportunidade de se prepararem e de até mesmo levarem suas sugestões de cada tema em pauta, uma vez que já fez um estudo prévio e antecipada reflexão de cada tema em questão, tendo assim a oportunidade de se preparar de fato e contribuir de maneira grandiosa.
Vale destacar que devemos realmente convidar e/ou convocar os profissionais que são considerados imprescindíveis quanto à tomada de decisão; caso contrário, correremos o risco da reunião se tornar improdutiva. Assim deve-se ter a cautela de verificar a pauta e os assuntos em questão e pontuar os profissionais respectivos, imprescindíveis e convocá-los.
De igual importância deve-se ter em mente que na fase do planejamento é de suma importância realizar o levantamento de tempo previsto gasto em cada tema e assunto que será abordado, desta forma estipulando e definindo a previsão do horário de inicio e fim da reunião. Convém lembrar que todo planejamento deve ser flexível; assim, obviamente o horário da reunião poderá estender-se.
Entretanto, se o tema da reunião é complexo, apresentando-se muitas possibilidades, não importa a preocupação com o tempo gasto; neste momento, a maior preocupação deverá ser em explicitar e discutir o tema em questão, obter a melhor solução e colocá-la em prática.
Importa considerar que toda reunião deverá ter um coordenador que irá conduzi-la, dando a palavra a quem de direito, incentivando os membros ali existentes a falarem e a discutirem mais sobre os temas, tendo a sabedoria de não deixar que nenhum membro desvie do assunto em pauta e inicie um assunto que nada tem a ver com o tema, ou mesmo converse e/ou “faça tricô” com o seu colega ao lado, caso contrário, a reunião se tornará improdutiva.
Diante do exposto, não podemos esquecer que toda reunião produtiva deve resultar em ação prática; assim, deve-se ter a cautela de, uma vez discutido determinado tema, deve-se estipular prazos para execução do mesmo.
Ademais, o que vai estipular a freqüência de reuniões será a sua real necessidade. Inicialmente poderá ser feita semanalmente, depois quinzenalmente, e quem sabe até mensalmente, conforme o “andar da carruagem”; portanto, não existe uma regra a seguir, pois cada empresa, bem como cada departamento, constitui uma realidade única.
Por fim, se porventura os membros não chegarem a um consenso, o melhor que se deve fazer é agendar uma nova reunião e, enquanto isso, os membros estudarão e analisarão de forma mais detalhada o tema em questão e poderão chegar até mesmo com novas sugestões que contribuirão para novas conclusões do caso em questão.
27/12/2008
Marizete Furbino, com formação em Pedagogia e Administração pela UNILESTE-MG, especialização em Empreendedorismo, Marketing e Finanças pelo UNILESTE-MG. É Administradora, Consultora de Empresa e Professora Universitária no Vale do Aço/MG.
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