O controle financeiro das solicitações de pagamentos em escritório de advocacia organizado através do Google Docs – Google Apps.

Não raramente o setor financeiro de escritórios de advocacia encontra dificuldade para gerenciar as solicitações de pagamentos realizadas por seus advogados e estagiários. Também não é difícil encontrar softwares de gestão jurídica que não integram esta etapa rotineira da prática forense à administração financeira, privilegiando o manejo das informações contábeis, mas falhando no momento de facilitar o recebimento e cadastramento destas informações.

Neste contexto, este tutorial tem o propósito de ensinar a montar um sistema para controle das solicitações de pagamentos em um escritório de advocacia através das ferramentas do Google Docs. Caso reste alguma dúvida sobre a implementação do sistema, favor enviar um email para gustavo@investidura.com.br .

 

1º Passo – Criar o formulário para preenchimento pelos colaboradores

 

Inicialmente, como requisito, faz-se necessário que o escritório possua uma conta no Google Apps.

A partir de sua conta Google Apps, acesse a ferramenta Google Docs. Caso tenha dificuldades, o endereço deve ser o seguinte:

http://docs.google.com/a/dominiodoseusite.com/

 

Logo abaixo do logotipo, à esquerda da tela, clique em “Create New” >> “Form”

Uma tela para a criação do formulário deverá abrir. Aqui você deve criar os campos que julga necessário para o controle das solicitações de pagamento. Como sugestão, indica-se o seguinte:

Título do Formulário: Registro de solicitação de pagamento

Opções: selecionar as seguintes:

 Allow users to edit responses. What's this? 

 Require XXXXXXXX sign-in to view this form.

 Automatically collect respondent's XXXXXXXX username.

Criação de campos através do botão “Add item”:

 

1. Título: Solicitante

Tipo do item: Choose from a list

Preenchimento: Obrigatório

 

Descrição: Aqui devem ser elencados todos os colaboradores com competência para solicitar pagamentos. Trata-se do colaborador responsável materialmente pelo pedido, não necessariamente a pessoa que preenche o formulário. Por exemplo: o advogado A solicita ao estagiário Y que diligencie as custas iniciais de um processo. Quem preencherá o formulário será o estagiário Y, mas o solicitante será o advogado A.

 

Formulário Google Docs Advocacia

 

2. Título: Cliente

Tipo do item: Text

Preenchimento: Não-obrigatório

 

Descrição: O nome completo do cliente, pessoa física ou jurídica, vinculado ao pagamento efetuado, deve ser inserido neste campo. O campo não é obrigatório porque existem situações em que o pagamento não se refere a clientes. Caso exista, o colaborador deverá preencher.

3. Título: Responsável pelo pagamento

Tipo do item: Multiple Choice

Preenchimento: Obrigatório

 

Descrição: Trata-se de quem, em última análise, suportará o custo do pagamento realizado. A questão deve trazer três opções: “Cliente”, “Solicitante” ou “Escritório”. Este item é de grande importância para o ressarcimento das custas adiantadas pelo escritório em favor de um cliente, prática comum na advocacia.

 

4. Título: Detalhes sobre o objeto do pagamento

Tipo do item: Text

Preenchimento: Opcional

 

Descrição: O detalhamento do objeto relativo ao pagamento contribui para um melhor controle posterior dos gastos. É muito útil em situações que envolvam explicações ulteriores dos gastos realizados, evitando dispêndio desnecessário de tempo e energia para relembrar informações sobre determinado pagamento. O campo é sugerido como opcional, mas defini-lo como obrigatório não é má ideia.

 

5. Título: Valor total do pagamento

Tipo do item: Text

Preenchimento: Obrigatório

 

Descrição: O valor final do pagamento deve ser obrigatoriamente preenchido, haja vista tratar-se de informação fundamental para os registros do setor financeiro e da contabilidade. Eventuais desfalques ou incertezas nos valores do caixa devem ser evitados com este campo.

 

6. Título: Informações Adicionais

Tipo do item: Paragraph Text

Preenchimento: Opcional

 

Descrição: Este campo é importante para trazer liberdade ao sistema que, em decorrência de sua simplicidade, não supre aqueles pagamentos mais complexos, com características excepcionais. O campo de texto em forma de parágrafo, assim, permite aos colaboradores que insiram informações que julgam pertinentes ao entendimento da questão por aquele que trabalha no setor financeiro do escritório.

 

Salve o formulário (clicar em “Save”).

Logo após, envie o formulário para o seu email (clique em “Email this form” e preencha com o seu endereço de e-mail no campo “To:”).

Mantenhaselecionado o campo “Include form in the email”.

 

2º Passo – Criar um link padrão para acessar o formulário

 

Findo o formulário, passa-se à criação de um link padrão para acessá-lo. Você deve ter recebido um e-mail com o título “Registro de solicitação de pagamento“. Neste e-mail há um link importante, o link definitivo de acesso ao formulário. No corpo da mensagem, deve haver algo como o que segue abaixo:

“If you have trouble viewing or submitting this form, you can fill it out online:

https://spreadsheets.google.com/a/xxxxxxxxxxxx.com.br/spreadsheet

/viewform?formkey=dDRIFrDf3Z083Vmh4YWk3eFZkeFvc5ML1e”

 

Será preciso colocar um texto âncora para link. Para tanto, faça o seguinte:

 

1. Primeiramente, copie o link da mensagem.

 

2. Abra uma nova mensagem de e-mail. Clique em “Escrever e-mail”.

 

3. Apague qualquer mensagem que estiver no e-mail, como, por exemplo, a assinatura automática.

4. Dê um espaço equivalente a 3 linhas (pule linha com a tecla “Enter”. Escreva a seguinte mensagem, centralizada, fonte em negrito e tamanho bem visível: 

 

5. Selecione a frase e clique no botão “link”.

 

 

 

Botão link - Advocacia e Internet

 

 

6. Cole o link do formulário, copiado do email recebido.

 

 

7. Envie o email para si mesmo com o Assunto: “Solicitação[Pagamento]”

 

Se você estiver pensando que seria mais fácil apenas enviar formulário no corpo do email, tal qual recebido na mensagem enviada pelo Google Docs, lembre-se que se feito assim, a cada alteração nos campos do formulário, será necessário reenviar o formulário a todos os colaboradores. Por exemplo, caso um novo colaborador entre na equipe e integre a lista dos “Solicitantes”, os formulários enviados restarão ultrapassados, pois não atualizam de forma automática, sendo necessário o reenvio do formulário. De forma diversa, disponibilizando o link para o formulário, como sugerido por este tutorial, todas as alterações realizadas no formulário afetarão imediatamente todos os que utilizam o sistema.

 

 

3º Passo – Criar um link rápido para acessar o formulário

 

 

Este passo tem o objetivo de facilitar o acesso ao formulário, para que não seja necessário procurar o email que contém o link de acesso ao formulário toda vez que precisar utilizá-lo. Para tanto, será utilizada uma ferramenta disponível no Google Labs, denominada “Links rápidos”.

Inicialmente, acesse as “Configurações do Google Mail”, clicando primeiro no item “Opções”, no canto superior direito da tela.

Em seguida, clique na aba “Labs”. Nesta nova página, procure o recurso “Links rápidos”, clique em “Ativar” e em “Salvar Configurações”. Você pode utilizar a ferramenta de pesquisa desta página para encontrar mais facilmente o recurso.

Uma vez ativo, volte à página inicial do seu Google Mail (Entrada). Acesse o email enviado com o título “Solicitação[Pagamento]”.

Quando estiver com a mensagem aberta, clique no link “Adicionar link rápido”, que se encontra no menu à esquerda da tela, como na imagem.

 

 

Google Labs - Links rápidos - Advocacia

 

 

Insira o título “Solicitação[Pagamento]” no pop-up que abrir. Caso não abra, verifique se o seu navegador permite a abertura de pop-ups.

Feito isso, agora você terá acesso rápido ao link de acesso ao formulário, direto do seu menu.

 

 

4º Passo – Instalar o link rápido no Google Mail dos outros colaboradores.

A logística para o preenchimento do formulário está pronta. Agora basta encaminhar a mensagem de e-mail “Solicitação[Pagamento]” aos outros colaboradores e pedir a eles que executem o 3º passo deste tutorial. Caso a equipe não tenha familiaridade com as ferramentas do Google Apps/Labs, você poderá executar o 3º passo manualmente em cada conta de email dos colaboradores.

 

5º Passo – Acesso e compartilhamento das informações registradas.

Para ter acesso às informações registradas através dos formulários, basta acessar o Google Docs através da conta de quem criou o formulário. O endereço é algo como http://docs.google.com/a/dominiodoseusite.com/, também existe um link no menu superior a partir do seu Google Mail.

Na página inicial do Google Docs estão listados todos os documentos que você tem permissão de acesso, seja apenas para visualizar ou para editar. Ao acessar o documento nomeado “Registro de solicitação de pagamento”, você conseguirá trabalhar sobre uma plataforma de planilha muito semelhante ao Microsoft Excel. Lá existe um botão (“Share”), no canto superior direito, que permite o compartilhamento destas planilhas.

 

 

__________________________

 

 

Para melhor implementação do sistema para com o corpo de colaboradores, você poderá enviar as instruções abaixo:

 

 

Sistema de Solicitação de Pagamentos

 

 

Todas as solicitações de pagamentos realizadas ao Financeiro do escritório devem ser registradas por intermédio deste sistema.

 

 

Instalação do Sistema

 

A instalação do sistema ocorre mediante a inclusão de um "Link Rápido" na coluna esquerda da conta de e-mail hospedada na conta Google Apps, o domínio “xxxxx.com.br”.

Para solicitar a instalação do link rápido, enviar e-mail ao endereço xxxx@xxxx.com.br sob o título de "Solicitação - Instalação - Registo de Pagamentos"

 

 

Envio da Solicitação

 

1. Uma vez feito o login na conta de e-mail (exemplo@xxxx.com.br), clicar em "[Solicitação] Pagamento".

2. Clicar em "REGISTRO DE SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO (CLIQUE AQUI)"

3. Preencher o formulário

I. Solicitante - nome do colaborador responsável pela solicitação deste pagamento. Este campo é obrigatório;

II. Cliente - Nome completo conforme inserido no sistema Espaider;

III. Responsável final pelo pagamento - cliente, escritório ou solicitante. Este campo é obrigatório;

IV. Detalhes sobre o objeto de pagamento - breve descrição;

V. Valor total do pagamento. Este campo é obrigatório;

VI. Informações adicionais

Por exemplo, se for pagamento mediante transferência bancária, enviar os dados necessários para o procedimento.

VII. Caso desejar receber uma cópia do registro, selecionar a marcação em "Send me a copy of my responses."

4. Enviar

I. Clicar em "Submit"

5. Entrega de documentos

I. Caso existam documentos físicos vinculados ao pagamento, estes devem ser entregues ao Setor Financeiro. Por exemplo, boletos e guias de pagamento.

 

 

* Gustavo Henrique Carvalho Schiefler é sócio-mantenedor do Portal Jurídico Investidura – www.investidura.com.br e da rede social jurídica Social Jus – www.socialjus.com. Acadêmico do 10ª período do curso de graduação em Direito pela Universidade Federal de Santa Catarina. Possui formação em programação PHP (em andamento), presta assessoria nas áreas de Sistemas de Direito e Tecnologia e de Marketing Jurídico na Internet. É estagiário do núcleo de Direito Administrativo do escritório Menezes Niebuhr Advocacia.

 

Como referenciar este conteúdo

SCHIEFLER, Gustavo Henrique Carvalho. O controle financeiro das solicitações de pagamentos em escritório de advocacia organizado através do Google Docs – Google Apps. . Portal Jurídico Investidura, Florianópolis/SC, 09 Ago. 2011. Disponível em: investidura.com.br/biblioteca-juridica/colunas/tecnologia-juridica/192621-o-controle-financeiro-das-solicitacoes-de-pagamentos-em-escritorio-de-advocacia-organizado-atraves-do-google-docs-google-apps-. Acesso em: 10 Dez. 2017
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