O
Ministério Público Federal encaminhou Recomendação à
Superintendência do Instituto de Seguridade Social (INSS) para que
haja mais controle no trâmite e na guarda dos processos
administrativos no âmbito da autarquia federal.
Por
meio de Inquérito Civil Público (ICP), o MPF verificou que ao menos
80.736 processos foram apontados como desaparecidos do arquivo geral
da Agência de Previdência Social (APS). Os números dos processos
extraviados foram levantados em duas sindicâncias ocorridas na
Gerência Regional do INSS de Florianópolis.
Conforme
o MPF, a rotina administrativa desempenhada pelo Instituto na
análise e deferimento de benefícios previdenciários, envolve a
instauração de procedimentos físicos, com juntada de documentos e
posterior arquivamento em setor próprio, onde permanecem à
disposição para caso de necessidade de utilização futura, por
interesse da Administração ou do próprio segurado.
Nas
investigações, afastou-se a responsabilidade pessoal de servidores,
mas foi apontada dentre as causas do extravio dos processos
administrativos a ausência de adequada organização do arquivo da
instituição, em especial com referência ao encaminhamento dos
processos originais a outros órgãos e destinos, sem adequado
controle da responsabilidade da retirada dos autos, nem preservação
de cópia reprografada no arquivo.
Por
isso, na Recomendação o MPF quer que a autarquia adote sistema
informatizado para controlar a entrada e saída de processos do
arquivo morto, bem como proíba o encaminhamento de processos
originais a outros órgãos, instituições ou mesmo sua saída da
sede, salvo em casos de extrema necessidade, hipótese em que deverá
permanecer cópia integral no arquivo. Além disso, o INSS deverá
efetuar a digitalização progressiva de todo o seu acervo.
A
sugestão de criar sistema informatizado para controle de entrada e
saída de processos do arquivo morto foi dada nas sindicâncias
realizada pelo próprio INSS, que tem 30 dias para informar se
aceitará os termos da presente Recomendação, bem como em relação
as medidas adotadas para o seu cumprimento.
A
Recomendação teve origem em representações encaminhadas ao MPF
por segurados prejudicados que, ao precisarem acessar os arquivos do
INSS descobriram que seus processos haviam sido extraviados. As
informações deram origem ao ICP, que resultou na presente
Recomendação, assinada pelo procurador da República Maurício
Pessutto atual procurador Regional dos Direitos do Cidadão em Santa
Catarina (PRDC/SC).
ICP
nº 1.33.000.000375/2011-34
Fonte: MPF/SC