A equipe da biblioteca do Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1) apresentou na tarde desta quinta-feira (21/11) a experiência de construção do repositório institucional da instituição, durante o II Encontro dos Profissionais da Informação da Justiça Federal. O evento é uma realização do Centro de Estudos Judiciários do Conselho da Justiça Federal (CEJ/CJF) e acontece até esta sexta-feira (22/11), em Brasília.
O modelo de repositório institucional do TRF1 foi exposto pelas servidoras Márcia Mazo Santos e Marília de Souza Mello. A iniciativa começou a ser elaborada em 2012 para modernizar o sistema de divulgação de normas, a pedido da Presidência do Tribunal. Segundo elas, uma das primeiras providências adotadas pela biblioteca para atender à solicitação foi se reunir com setores envolvidos para apresentar o sistema de gestão de atos administrativos em vigor desde 1989.
De acordo com Márcia Mazo, o repositório atual permite o cadastramento de todos os atos, à exceção dos atos da Secretaria de Recursos Humanos e da Assessoria de Assuntos da Magistratura. “Para uma base coesa, todos os atos deveriam ser contemplados, mas verificamos que não seria possível treinar os servidores para cadastramento dos atos e nem poderíamos assumir essa tarefa”, admitiu.
O sistema escolhido pelo TRF1 foi o DSpace, que é um software livre já utilizado pelo Superior Tribunal de Justiça (STJ), Conselho da Justiça Federal (CJF) e Tribunal Superior do Trabalho (TST). “Outros repositórios foram pesquisados, mas tínhamos em mente as nossas necessidades e a experiência dos outros órgãos do Poder Judiciário pesou”, revelou a servidora. O DSpace permite o armazenamento, preservação, organização, divulgação, também facilita o acesso à informação, entre outras funcionalidades.
“Esse sistema garante o gerenciamento da produção documental em qualquer tipo de material digital, dando-lhe maior visibilidade e garantindo a sua acessibilidade ao longo do tempo. O DSpace foi desenvolvido pelo instituto norte-americano MIT em parceria com a companhia HP, disponível gratuitamente, no caso da versão brasileira, no site do IBICT do Ministério da Ciência e Tecnologia”, revelou Márcia Mazo.
Estratégia digital
Para a servidora Marília Mello, a manutenção de um repositório digital é estrategicamente importante para as instituições e organizações. Entre as vantagens, ela destaca o aumento da visibilidade e do valor público das instituições, que serve como indicador tangível da sua qualidade; a reforma do sistema de comunicação científica; e, por consequência, a expansão do acesso aos resultados.
Ao planejar o modelo implantado no TRF1, a equipe da biblioteca também definiu o problema dos sistemas até então em funcionamento. “Havia várias formas de se acessar os atos normativos do tribunal, confundindo e prejudicando a busca do usuário pela informação; os dispositivos de busca, em alguns casos, são ineficientes”, citou.
Na opinião da servidora, a adoção de um repositório institucional para depósito dos documentos digitais possibilita a criação de um fluxo de trabalho, no qual os próprios servidores são responsáveis pela produção dos atos, por enviá-los para a base de dados pesquisável do órgão e pela sua divulgação interna.
Além disso, a ferramenta promove a visibilidade da instituição, cria um papel de liderança e prestígio institucional para a biblioteca, evidencia a informação publicada formalmente, contribui para composição e preservação do acervo da memória institucional, contribui para a gestão do conhecimento e também pode ser considerada uma ferramenta de colaboração entre as áreas do Tribunal.
“Um repositório pode ser uma biblioteca, mas nem todo repositório é uma biblioteca. São mais de 3.500 repositórios digitais no mundo. Precisamos mostrar que podemos gerenciar outros tipos de documentos e não apenas livros. O importante é investirmos nessas novas oportunidades, pois se não mostrarmos do que somos capazes, as bibliotecas irão acabar”, opinou Marília Mello no encerramento da apresentação.
Fonte: CJF