Atualização, integração e melhores práticas resumem o objetivo da reunião do Comitê Interdisciplinar de Gestão de Documentos da Justiça Federal. O encontro, promovido pelo Centro de Estudos Judiciários do Conselho da Justiça Federal (CEJ/CJF), reúne os servidores das áreas de Gestão de Documentos dos tribunais regionais federais (TRFs) e os servidores da área de Comunicação Social que trabalham no projeto História Oral da Justiça Federal nas cinco regiões. Nesta semana, de 16 a 20 de novembro, os servidores estarão reunidos na Escola de Magistratura Federal (ESMAF), em Brasília.
“O trabalho do comitê é permanente”, afirma a coordenadora de Estudos e Pesquisas do CEJ, Martha Gandra. Segundo ela, a gestão documental envolve um processo dinâmico de atualizações e revisões. Nos quatro primeiros dias serão tratados os assuntos relativos aos processos de guarda e eliminação de documentos e no dia 20, sexta-feira, o tema será o programa de história oral.
A gestão dos documentos administrativos (ofícios, memorandos, portarias, resoluções etc) é feita por intermédio de um plano de classificação e uma tabela de temporalidade. Pela norma, todos os documentos administrativos devem ser classificados de acordo com o plano, e guardados ou eliminados conforme o prazo estabelecido na tabela. A política de gestão dos autos findos, ações judiciais transitadas em julgado (findas) e arquivadas na Justiça Federal, apresenta peculiariedades. Segundo a coordenadora, um exemplo é a extinção da ação de execução. “Com a reforma do Código de Processo Civil as ações condenatórias e de execução viraram uma ação só, o que tornou mais fácil o trabalho dos gestores e com isso a tabela de temporalidade dessas ações terá um prazo prescricional mais longo a partir da ação condenatória”, disse ela.
Novidades
O encontro promovido pelo CEJ também apresenta uma nova demanda para o Programa de Gestão Documental. A virtualização dos processos da Justiça Federal está acarretando a proliferação dos documentos eletrônicos. Os membros do comitê alertam para a necessidade de se observar os cuidados com o armazenamento e a guarda desses documentos. O manual de gestão de documentos eletrônicos da Justiça Federal pretende, a partir de um diagnóstico desses documentos, garantir que nenhum processo ou documento com informações relevantes se perca nessa nova empreitada. Cada região, atualmente, lida com experiências diversas nessa área o intuito do comitê é compartilhar essas experiências e, na medida do possível, unifomizá-los.
Fonte: CJF